تسجيل مجريات العمل
من المهم أثناء قيامك بعمل ما أو بعملية تعبئة مجتمعية أن تسجّل ماذا فعلت وماذا تفعل، بالإضافة إلى تسجيل ذكرياتك وانطباعاتك حول الأحداث. بعض المعلومات الواجب جمعها هي معلومات عمليّة مثل: عدد الأشخاص الذين يأتون ويشاركون، كيفية التواصل مع
الأشخاص بعد أن يشاركوا، ماذا يقول مختلف الأشخاص ووجهات نظرهم، وما هي الموادّ التي يحتاجها مختلف الأشخاص. بينما تتعلّق بعض المعلومات الواجب تسجيلها بالتغيرات الحاصلة ضمن المشروع، والدروس المستخلصة منه. تعرف عملية تسجيل المعلومات أثناء العمل بال”توثيق”، أو أحياناً بال”رصد” إن قضى الهدف بجمع المعارف للتحقق من نجاح المشروع في مرحلة لاحقة. تكون عملية التوثيق في العادة غير رسمية. على سبيل المثال، بعد أن تعقد اجتماعاً مع أحد ما، ستدوّن بعض الملاحظات على هاتفك أو دفترك حول ما قلت، أو سيكون لديك ذكريات معيّنة حول المواضيع التي نوقشت خلال الاجتماع.
تعكس هذه الصور محضر اجتماع عقده فريق مجتمعيّ. يتضمن المحضر الملاحظات التي دوّنت ماذا حصل خلال الاجتماع، وهي تُحفظ وتتم مشاركتها. تعتبر المحاضر وسيلة رائعة للحرص على تذكّر الجميع ماذا حصل وماذا يجب أن يفعلوا، كما يمكنك أن تعود للتحقق منها متى شئت في وقت لاحق. تساعد محاضر الاجتماعات أو الملاحظات المشتركة الأشخاص المشاركين بالاجتماع على تتبع العمل المُنجز.
تقديم التقارير
يعرض هذا الفيديو الأستاذة الجامعية الكندية “ماري جوزي ماسيكوت” التي تعمل مع المنتدى الاجتماعي العالمي والمجتمعات الأصلية
التي تعارض الشركات التي تستولي على مواردها الطبيعية في أمريكا اللاتينية، وتصف مفهوم “تقديم التقارير”، وهو طريقة تتبعها .مجموعات عديدة لحثّ أفراد الفريق على تبادل المعلومات